Verklaring gegevensbescherming voor zakenpartners

Afhankelijk van het zakelijke contact of de zakelijke relatie met u en/of de onderneming waarvoor u werkt, verzamelen en gebruiken we uw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het beoordelen van een mogelijke zakelijke relatie en/of het onderhouden van onze zakelijke relatie met u of de onderneming waarvoor u werkt (waaronder het beheer van klant-, leveranciers- en investeerdersrelaties);
• Leveranciersbeoordeling en -kwalificatie (bijv. of u en uw organisatie aan bepaalde kwaliteits- en certificeringseisen voldoen);
• Inkoop van producten en diensten van u of de onderneming waarvoor u werkt;
• Uitwisseling van informatie met betrekking tot bestaande of nieuwe overeenkomsten met u of de onderneming waarvoor u werkt;
• Uitvoering van onze overeenkomst met de onderneming waarvoor u werkt, waaronder de uitoefening van onze rechten uit hoofde van deze overeenkomst;
• Om te voldoen aan de nalevingsvoorschriften voor een zakelijke transactie (bijv. conflictcontroles, zorgvuldig onderzoek naar de zakenpartner, screening van sanctielijsten, antiwitwaswetgeving, vereisten van de toeleveringsketen, vereisten van douane- en exportwetgeving, producttraceringsvereisten);
• Productie, verkoop en levering van producten en diensten;
• Marketing (bijv. u informeren over producten en diensten of daarmee samenhangende informatie);
• Het beoordelen en categoriseren van welke specifieke bedrijfsbehoeften het beste aansluiten bij uw deskundigheid (bijv. wanneer we op zoek zijn naar een opinieleider op een bepaald gebied of voor specifieke producten, in hoeverre u behoort tot de groep die wetenschappelijke bijdragen levert, op basis van wetenschappelijke of beroepservaring) en of u, in uw beroepshoedanigheid, invloed heeft op het gebruik, de inkoop, het bestellen, het voorschrijven of aanbevelen van Fresenius Kabi-producten, of invloed hebt op aanbestedingsbesluiten, het formularium, de leveranciersstatus of andere preferentiële of gekwalificeerde status van Fresenius Kabi-producten in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving;
• Inning van aan ons verschuldigde bedragen, met inbegrip van de herfinanciering van schulden;
• Beoordeling van de financiële solvabiliteit en het kredietrisico van uw onderneming;
• Beoordeling van een mogelijke investering in Fresenius-aandelen, een mogelijke overname, afstoting of joint venture met ons of een aan Fresenius Kabi gelieerde onderneming;
• Verbetering van onze producten en diensten;
• Het organiseren, beveiligen en verbeteren van interne processen, met inbegrip van communicatie, administratie, onderzoek en IT;
• Fusies, overnames en reorganisaties faciliteren

In de volgende gevallen kunnen we uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken:

Informatie die u aan ons verstrekt

We verzamelen uw persoonsgegevens wanneer u contact met ons opneemt, onze producten en diensten bestelt of een overeenkomst met ons aangaat voor de levering van goederen en diensten. Deze gegevens zijn onder andere:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Contact- en adresinformatie (waaronder adres, e-mailadres, telefoonnummer, faxnummer)
• Land van vestiging
• Rol en functie binnen uw organisatie
• Uw vakgebieden
• Uw beroep en kwalificaties
• Informatie over de aard van uw relatie met Fresenius Kabi
• Naam en adres van uw werkgever
• Contactvoorkeuren

Informatie die we verzamelen van andere organisaties

Daarnaast verwerken wij gegevens die op basis van een overeenkomst aan ons worden verstrekt door dienstverleners, die worden verstrekt door bevoegde autoriteiten, die worden verkregen uit openbare handelsregisters of van beroepsorganisaties en andere openbare bronnen (ratingbureaus, financiële solvabiliteits- en risico-informatie, financiële dienstverleners en instellingen, overheids- en supranationale instanties, in het bijzonder aanbestedende diensten en bedrijven), data brokers, of van websites, blogs en gedrukte media.

Deze gegevens zijn onder andere:

• Voor- en achternaam
• Contact- en adresinformatie (waaronder adres, e-mailadres, telefoonnummer, faxnummer)
• Bankrekeninggegevens van uw onderneming
• Uw beroep en kwalificaties
• Beroepsidentificatoren
• Organisatorische gegevens, ook over gelieerde ondernemingen
• Certificeringen en kwaliteitsverklaringen afgegeven door functionarissen, vertegenwoordigers of accountants van uw onderneming
• Percentage gehouden aandelen
• Gegevens met betrekking tot openbare documenten, handelsregisters en beroepsorganisaties
• Gegevens met betrekking tot gepubliceerde transacties van uw onderneming, waaronder aanbestedingen en financiële regelingen
• Eerdere interacties met Fresenius Kabi of een van onze dochterondernemingen

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een van de volgende wettelijke grondslagen:

• De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst gesloten of te sluiten tussen u en ons (Art. 6.1.b AVG).
• De verwerking van uw persoonsgegevens is voor ons noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij zijn onderworpen (art. 6.1.c AVG). Meer specifiek zijn wij verplicht tot naleving van antiwitwaswetgeving, douane- en exportwetgeving, vereisten voor de toeleveringsketen, producttraceringsvereisten, kennisgevings- en openbaarmakingsvereisten of vergelijkbare vereisten die ons kunnen verplichten om bepaalde persoonsgegevens van u te verwerken.
• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van ons of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens noodzaken, zwaarder wegen dan die belangen (art. 6.1.f AVG). Deze gerechtvaardigde belangen zijn:
  • Uitvoering van onze overeenkomst met de onderneming waarvoor u werkt, waaronder de uitoefening van onze rechten uit hoofde van deze overeenkomst;
  • Fulfilling our contract with the company you are working for, including the enforcement of any rights we may have under such contract
  • Verzameling van informatie over kennismanagement met betrekking tot interne processen, producten en diensten;
  • Ontwikkeling, optimalisering en verbetering van onze producten en diensten;
  • Optimalisering van interne communicatie;
  • Optimalisering van de administratie;
  • Uitvoering van onderzoekswerk;
  • Organisatiemanagement;
  • Risicobeheer: bescherming tegen bijv. financiële of reputatierisico's;
  • Onderhoud van de IT-infrastructuur, IT-beveiliging, verzekering van IT-ondersteuning en opsporing en correctie van fouten; en
  • Voldoening aan de wettelijke vereisten buiten de EER;
  • Vaststelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.
• U heeft ons toestemming gegeven voor de beoogde verwerking van uw persoonsgegevens (Art. 6.1.a AVG).

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. U kunt uw toestemming voor elke verwerking of voor afzonderlijke doeleinden intrekken. De intrekking van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking. U kunt uw toestemming intrekken door een e-mail te sturen naar dataprotectionofficer@fresenius-kabi.com.

We werken samen met andere organisaties om onze doeleinden te verwezenlijken. Daarom kunnen we uw persoonsgegevens, geheel of gedeeltelijk, naar andere organisaties/entiteiten sturen.

Ontvangers zijn:

• Andere ondernemingen van de Fresenius Groep als een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens vereist is voor het specifieke doeleinde (zie het overzicht van de laatste locaties waar Fresenius Kabi groepondernemingen actief zijn)
• Dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld voor hosting- of onderhoudsdiensten) en die onze instructies over dergelijke verwerking moeten volgen; deze dienstverleners mogen uw persoonsgegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan onze doeleinden.
• Autoriteiten, rechtbanken, partijen in een rechtszaak, of hun gedelegeerde instanties, in het geval dat we dit moeten doen om te voldoen aan geldende wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van een overheidsinstantie (bijvoorbeeld belasting- en douaneautoriteiten, autoriteiten voor de financiële markten).
• Professionele adviseurs of accountants, zoals belastingadviseurs, financiële controleurs, advocaten, verzekeraars, banken en andere externe professionele adviseurs in de landen waarin wij actief zijn.
• Professionele data en analytische providers zoals IQVIA, Veeva, CDQ en Acxiom.
• De rechtsopvolger in geval van een eigendomsoverdracht, fusie, overname of de verkoop van activa.

Internationale gegevensoverdracht

Wij kunnen uw persoonsgegevens, geheel of gedeeltelijk, doorgeven aan ontvangers binnen de Fresenius Groep in landen die geen lid zijn van de Europese Unie of aan internationale organisaties, voor de hierboven vermelde doeleinden. Zie het overzicht van de locaties in welke Fresenius Kabi groepondernemingen actief zijn.

Wij kunnen gegevens doorsturen naar de volgende landen waarin Fresenius-ondernemingen of internationale organisaties zijn gevestigd en waarvoor de Europese Commissie een gepast niveau van gegevensbescherming heeft vastgesteld dat overeenkomt met het niveau van gegevensbescherming binnen de Europese Unie: Argentinië, Canada, Japan, Nieuw-Zeeland, Zwitserland en Uruguay.

Met betrekking tot dergelijke internationale doorgifte van gegevens naar derde landen, waarvoor de Europese Commissie niet heeft vastgesteld dat er een gepast niveau van gegevensbescherming bestaat, hebben we gezorgd voor voldoende waarborgen om uw persoonsgegevens te beveiligen tot hetzelfde niveau als binnen de Europese Unie.

Deze waarborgen zijn:

• Voor de uitwisseling van gegevens binnen onze organisatie: Binding Corporate Rules voor Controllers. 
• Voor de uitwisseling van gegevens met onze dienstverleners en andere internationale organisaties: Standaard Contractuele Clausules die zijn uitgegeven door de Europese Commissie.

De Standaard Contractuele Clausules en onze Binding Corporate Rules, zijn online beschikbaar, of op aanvraag.

Over het algemeen slaan wij uw persoonsgegevens op gedurende de volgende perioden:

• Zolang wij verplicht zijn de gegevens te bewaren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving (bijv. omdat wij verplicht zijn de gegevens voor fiscale doeleinden op te slaan);
• Als er geen wettelijke bewaarplicht van toepassing is, ten minste voor de duur van de contractuele relatie met u of de onderneming waarvoor u werkt;
• Als wij een gerechtvaardigd belang hebben om uw persoonsgegevens buiten deze contractuele relatie te verwerken, doen wij dat zolang wij nog een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking van deze gegevens. De exacte periode is afhankelijk van de onderneming waarvoor u werkt en uw positie binnen de onderneming.

Afhankelijk van de situatie heeft u bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U heeft het recht om:

• Toegang te vragen tot uw persoonsgegevens
• Verzoek om rectificatie van uw persoonsgegevens
• Verzoek om verwijdering van uw persoonsgegevens
• Verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens
• Gegevensoverdraagbaarheid
• Bezwaar te maken op gronden die specifiek zijn voor uw situatie

U kunt deze rechten online uitoefenen via het contactformulier voor gegevensbescherming.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij onze Data Protection Officer of de toezichthoudende autoriteit.

Data Protection Officer:

Fresenius Kabi AG
Data Protection Officer
Else-Kröner-Straße 1
61352 Bad Homburg
Germany
E-mail: dataprotectionofficer@fresenius-kabi.com

Autoriteit voor gegevensbescherming:

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

Vereisten om persoonsgegevens te verstrekken

Het kan zijn dat u uw persoonsgegevens aan ons moet verstrekken om een overeenkomst met u of de onderneming waarvoor u werkt na te komen, bijv. als u onze zakelijke contactpersoon bij een leverancier bent, kunnen wij uw contactgegevens nodig hebben. Als u uw persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen wij mogelijk geen contractuele relatie aangaan.

Geautomatiseerde besluitvorming

Geautomatiseerde besluitvorming (Art. 22.1.2 AVG) vindt plaats op grond van onze verplichting om een sanctiecontroleprocedure uit te voeren. Dit is ook noodzakelijk voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst tussen u en ons. Het gevolg hiervan kan de weigering zijn om met u een contractuele relatie aan te gaan.

Wijzigingen in deze gegevensbeschermingsverklaring

Aangezien de wijze waarop we uw gegevens verzamelen en gebruiken in de loop van de tijd kan veranderen, kunnen we ook deze gegevensbeschermingsverklaring wijzigen om onze gegevensverwerkingspraktijken altijd correct weer te geven. We raden u aan deze regelmatig te raadplegen.

De verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot uw persoonsgegevens is de rechtspersoon van Fresenius Kabi die met u een overeenkomst sluit of anderszins een zakelijke relatie onderhoudt.

Fresenius Kabi NV/SA
Brandekensweg 9
2627 Schelle
België
Contact